Wat moet er in een interne meldregeling staan?

Veel organisaties hebben “iets” liggen: een alinea in het personeelshandboek, of een gedownload model dat ooit is aangepast. De vraag is of dat voldoet. De Wet bescherming klokkenluiders stelt namelijk vrij concrete eisen aan wat er in je interne meldregeling moet staan.

Voor wie geldt het

De hoofdregel: werkgevers met vijftig of meer werknemers moeten een interne meldprocedure hebben. Daarnaast geldt de plicht voor een aantal kleinere organisaties in specifieke sectoren, bijvoorbeeld financiële dienstverlening, het voorkomen van witwassen en terrorismefinanciering, luchtvaart, maritieme arbeid en offshore. Tel dus niet alleen je medewerkers, maar kijk ook naar je sector.

Wat er minimaal in moet

De regeling moet vastleggen hoe meldingen van een vermoeden van een misstand worden behandeld en bij wie een medewerker terechtkan. Dat laatste moet een onafhankelijke functionaris of functie zijn. Concreet horen deze punten erin:

• Dat melden schriftelijk kan, mondeling (telefonisch of via een spraakbericht) en op verzoek in een persoonlijk gesprek binnen een redelijke termijn.
• Wie de meldingen ontvangt en opvolgt, en dat deze persoon of functie onafhankelijk is.
• Dat de melder vertrouwelijk een adviseur kan raadplegen.
• Dat de melder binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging krijgt.
• Dat de melder binnen een redelijke termijn, maximaal drie maanden, hoort wat er met de melding is gedaan.
• Dat de identiteit van de melder vertrouwelijk blijft, tenzij zij toestemming geeft om die te delen.
• Dat benadeling van de melder verboden is.
• Dat er ook een externe route bestaat, onder meer via het Huis voor Klokkenluiders.

De instemming die je niet mag overslaan

Dit is de stap die in de praktijk het vaakst ontbreekt. Het instellen, wijzigen of intrekken van de interne meldprocedure is instemmingsplichtig. Heb je een ondernemingsraad, dan moet die instemmen. Is er geen ondernemingsraad en ben je er ook niet toe verplicht, dan heb je instemming nodig van meer dan de helft van de medewerkers. Een inhoudelijk perfecte regeling die deze stap mist, staat formeel niet.

Wat er vaak ontbreekt

Naast de wettelijke punten zijn er praktische zaken die het verschil maken tussen een document en een werkende route. Wie neemt waar bij ziekte of vakantie, zodat een melding niet blijft liggen? Hoe leg je vast wat er is gebeurd, zodat je later kunt laten zien dat het zorgvuldig ging? Hoe lang bewaar je meldingsgegevens, en wie ruimt ze op? En misschien wel het belangrijkste: hoe weten medewerkers dat de regeling bestaat? Een regeling die alleen in een handboek staat, wordt gevonden door niemand die haar op dat moment nodig heeft.

Wat betekent dit voor jou

Leg je huidige regeling naast dit lijstje en streep af. Ontbreekt er iets, vul het aan, laat het instemmen en communiceer het opnieuw. Dat is meestal een kwestie van uren, geen weken. Belangrijker dan de tekst is dat de route erachter echt werkt.

Juist dat laatste is waar het vaak strandt. Een meldportaal zoals Meldveilig dekt de meldvormen, stuurt automatisch een ontvangstbevestiging, bewaakt de termijnen en legt elke stap vast, zodat je regeling niet alleen op papier klopt.

Als je jouw regeling vandaag naast de eisen legt, welk punt zou dan als eerste opvallen?