Is een vertrouwenspersoon verplicht? De stand van zaken

Het is een van de meest gestelde vragen in HR-land: moeten wij een vertrouwenspersoon hebben? Het antwoord is op dit moment genuanceerder dan een simpel ja of nee, en juist die onduidelijkheid maakt het lastig om te weten wat je nu moet doen.

Het korte antwoord

Op het moment van schrijven bestaat er geen algemene wettelijke plicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Er ligt wél een initiatiefwetsvoorstel dat dit wil regelen, via een nieuw artikel 13a in de Arbeidsomstandighedenwet. De Tweede Kamer nam dat voorstel in mei 2023 aan. Sindsdien ligt het bij de Eerste Kamer en is er nog geen datum van inwerkingtreding vastgesteld. Wie je vertelt dat het “vanaf volgend jaar verplicht is”, loopt dus op de zaken vooruit.

Wat het voorstel zou betekenen

In het voorstel geldt de plicht voor organisaties met meer dan tien werknemers. Die zouden minimaal één vertrouwenspersoon moeten hebben, intern of extern, met voldoende deskundigheid en ervaring, en met een positie waarin diegene onafhankelijk kan handelen. Dat laatste is geen detail. Een vertrouwenspersoon die rapporteert aan de leidinggevende over wie zij meldingen ontvangt, kan haar werk niet doen.

Waarom je nu al niet hoeft te wachten

Ook zonder die specifieke plicht ben je als werkgever niet vrij van verplichtingen. De Arbeidsomstandighedenwet legt je een zorgplicht op voor een veilige werkomgeving en verplicht tot beleid dat psychosociale arbeidsbelasting voorkomt, waaronder ongewenste omgangsvormen zoals pesten, intimidatie en discriminatie. Je risico-inventarisatie en -evaluatie hoort dat onderwerp te adresseren, met maatregelen die je ook echt uitvoert. Een vertrouwenspersoon is daarvoor een van de meest gebruikte en in de praktijk vaak meest logische invullingen.

Daarnaast bestaat de Wet bescherming klokkenluiders, die organisaties vanaf vijftig werknemers verplicht tot een interne meldprocedure. Dat is iets anders dan een vertrouwenspersoon, al raken de twee elkaar wel.

Verwar de rollen niet

Een vertrouwenspersoon is geen meldloket. Zij vangt op, adviseert en begeleidt, en houdt de regie bij de melder. Het formele interne meldkanaal uit de klokkenluiderswet is een aparte route, met eigen termijnen en een onafhankelijke functionaris die meldingen in behandeling neemt. Organisaties die deze twee in één persoon proppen, brengen die persoon in een onmogelijke positie en zetten de vertrouwelijkheid onder druk.

Hoe je je nu voorbereidt

Kijk eerst of je er al een hebt en of medewerkers weten wie het is. Een vertrouwenspersoon die niemand kan vinden, bestaat in de praktijk niet. Controleer vervolgens de deskundigheid: het beroep is niet wettelijk beschermd, dus vraag naar certificering en registratie. Sinds begin 2024 moeten leden van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen gecertificeerd en geregistreerd zijn, en er is een openbaar register waarin je dat kunt nakijken.

Regel daarna de onafhankelijke positie, leg vast wat de vertrouwenspersoon wel en niet doet, en zorg dat zij fatsoenlijk gereedschap heeft om dossiers bij te houden en veilig te communiceren. Wie dit nu op orde brengt, hoeft straks niet te haasten als het voorstel alsnog wet wordt.

Wat betekent dit voor jou

Behandel de vraag niet als een juridische afvinkoefening maar als een praktische: is er bij ons iemand naar wie een medewerker toe kan als het misgaat, en kan die persoon haar werk goed doen? Als het antwoord ja is, ben je klaar voor wat komt. Is het antwoord aarzelend, dan heb je nu de rust om het goed in te richten.

Een vertrouwenspersoon werkt het beste met een omgeving waarin meldingen vertrouwelijk binnenkomen en dossiers netjes worden bijgehouden. Meldveilig is daarvoor gebouwd, met de vertrouwenspersoon als uitgangspunt en versleutelde opslag binnen de EU.

Wacht je liever op de wet, of richt je het in omdat je het hoe dan ook nodig hebt?